Nu corona op zijn retour lijkt, zijn er weer veel (live) visitaties. Prof. dr. Jan Borleffs is voorzitter van de visitatiecommissie. We spraken hem over wat deze rol precies inhoudt en hoe de commissie invulling geeft aan een visitatie.
Kun je iets vertellen over je werk voordat je voorzitter van de visitatiecommissie werd?
“Ik begon mijn loopbaan in 1987 als internist in het UMC in Utrecht, waar ik verantwoordelijk was voor de zorg voor patiënten met een hiv-infectie. In de daaropvolgende jaren raakte ik als behandelend arts steeds meer betrokken bij het opleiden van studenten tot arts. Zodoende heb ik jarenlang de helft van de tijd als internist gewerkt en de helft als opleidingsdirecteur van het UMC Utrecht. In die rol was ik verantwoordelijk voor het studieprogramma van de studenten geneeskunde. Daarna ben ik hoogleraar op het gebied van medisch onderwijs en de specialistenopleiding geworden.”
En vervolgens ben je overgestapt naar Groningen
“Klopt, de laatste 10 jaar van mijn werkzame leven, voordat ik in 2018 met pensioen ging, was ik vice-decaan Onderwijs en Opleidingen van het UMC Groningen/Rijksuniversiteit Groningen. Daar was ik verantwoordelijk voor het onderwijs aan de studenten geneeskunde, tandheelkunde en bewegingswetenschappen en daarnaast voor de kwaliteit van de specialistische vervolgopleidingen tot onder meer chirurg, kinderarts of gynaecoloog. Ik was toen alleen nog bezig met onderwijs en opleiding en werkte niet meer als praktiserend arts.”
En hoe leidde dat dan tot Topcare?
“Bij Topcare gaat het om kwaliteit van zorg, het doen van onderzoek, scholing en het delen van expertise. Via een vroegere collega ben ik in contact met Topcare gekomen en bijna vier jaar geleden lid geworden van de visitatiecommissie van Topcare en een jaar later volgde ik de voorzitter op. Met mijn achtergrond als medisch specialist en hoogleraar ligt mijn rol in de commissie inhoudelijk vooral op het snijvlak van onderzoek en opleiding.”
Hoe vindt een visitatie plaats?
“Een visitatie is eigenlijk een tweetrapsraket. We gaan eerst bij een instelling langs – het liefst live, maar tijdens corona ook wel eens online – voor een proefvisitatie en een jaar later voor een toetredingsvisitatie. Ter voorbereiding van beide visitaties vragen wij aan de instelling om een reflectieverslag te schrijven op basis van de vier thema’s specialistische zorg & behandeling, onderzoek, leren & ontwikkelen en delen van expertise. In dat verslag moeten ze aangeven op welke wijze ze aan de criteria voldoen, op welke punten ze nog verbeterslagen moeten maken en hoe ze dat willen gaan doen. Daarbij is een proefvisitatie een soort advies-visitatie zonder dat daar consequenties aan zijn verbonden en wordt er bij een toetredingsvisitatie beoordeeld of ze wel of niet voldoen aan de criteria.”
Wat houdt de rol als voorzitter in?
“Mijn rol van voorzitter begint bij de voorbereidingen, zodat we goed beslagen ten ijs komen. We bespreken de taakverdeling. Elk van ons heeft één van de vier thema’s onder zijn hoede. Aan het einde van de dag bespreken we onderling wat onze bevindingen zijn en breng ik vervolgens mondeling verslag uit van onze ervaringen en geef advies aan het bestuur en de medewerkers van de instelling. Dat zijn onze eerste indrukken, de uiteindelijke bevindingen en adviezen komen terecht in een formeel beoordelingsrapport.”
Wat wordt er zoal opgenomen in het beoordelingsrapport?
“Na het bezoek schrijven we een rapport waarin we aangeven wat onze bevindingen zijn, wat we hebben gelezen en ervaren, en wat onze adviezen zijn. En daar geven we uiteindelijk een oordeel over. Dat loopt uiteen van voldaan, onder voorwaarden voldaan of niet voldaan. We beoordelen op verschillende criteria. Daaronder zijn harde criteria zoals, het aantal cliënten dat een instelling in zorg moet hebben, dat werknemers een meerjarige werkervaring moeten hebben en de betrokkenheid bij wetenschappelijk onderzoek. Maar ook criteria die we echt gezamenlijk bespreken en wegen zoals de betrokkenheid van cliënten of de reflectie op de eigen ontwikkeling. Uiteindelijk kijken we bij alle criteria of de situatie in de instelling past bij wat de bij Topcare aangesloten instellingen met elkaar als “norm” hebben afgesproken.”
Wat is de achterliggende gedachte bij het rapport?
“We sturen het rapport toe aan de instelling die het nog kan corrigeren op eventuele feitelijke onjuistheden. De definitieve versie van een toetredingsrapport sturen we met een advies vervolgens aan het bestuur van Topcare, dat besluit over toetreding. Na een proefvisitatie komen we een jaar later – of iets langer als ze meer tijd nodig hebben om bepaalde zaken te realiseren – weer langs om te beoordelen of de verbeterpunten zijn opgepakt en ze helemaal voldoen aan de criteria. Dat is dan de toetredingsvisitatie. Mijn ervaring is dat instellingen de adviezen meestal goed hebben opgepakt. Bij een voldoende beoordeling, krijgt de instelling het Topcare predicaat. Dat is een hooggewaardeerd kwaliteitslabel. De insteek van Topcare is altijd om onze bevindingen op een positief-kritische manier te verwoorden, waar de instelling echt iets mee kan en mee aan de slag kan. Zo willen we de instelling helpen om een kwaliteitsslag te maken.”
Lees ook het verslag van Lausanne Mies, lid van de visitatiecommissie